Jak zorganizować doskonałą imprezę firmową, i z jakich środków warto korzystać?

Firmy które organizują dla swoich pracowników przyjęcia i imprezy różnej maści dają im tym samym możliwość nie tylko rozrywki i uczczenia sukcesów działalności, ale przede wszystkim lepszego poznania się i integracji pracowników, co ma ogromne znaczenie dla efektywnej pracy. Innymi rodzajami takich imprez są również eventy dla firm, które organizowane są zazwyczaj do konkretnych celów marketingowych czy biznesowych. Jak zorganizować dobrą imprezę i czym warto się kierować?

Sporządź listę i określ cel

Samodzielne organizowanie takich imprez najczęściej jest dość czasochłonne i wymaga dużego zaangażowania. Jeżeli w grę wchodzi mała, kameralna uroczystość dla kilkunastu osób, jest to stosunkowo łatwe. W przypadku jednak dużej, firmowej imprezy zadanie staje się nieco trudniejsze, ale i bardziej kosztowne. Tak duże organizacje najczęściej zatrudniają wówczas specjalistyczne firmy które zajmują się organizowaniem eventów, jednak jeśli podejmujemy się tego sami, warto rzetelnie się przygotować. Pierwszym i kluczowym zadaniem jest oczywiście określenie tematyki imprezy oraz zaplanowanie atrakcji z uwzględnieniem przydzielonego na ten cel budżetu. To pozwoli określić najważniejsze zadania związane z organizacją, a ponadto wiele ułatwią. Pod uwagę należy wziąć jedzenie, alkohol, ewentualne dekoracje, ale również wynajęcie odpowiedniego lokalu. Wiele zależy od tego, w jakim stylu mają być organizowane takie eventy dla firm – jeżeli ma być stylowo, elegancko i z polotem, koszty oczywiście idą w górę, jeśli ma być to skromne przyjęcie w celu integracji pracowników, można spodziewać się mniejszych wydatków.

Dla pracowników czy dla klientów?

organizacja imprez firmowych

Eventy firmowe są kojarzone najczęściej z integracją, jednak głównie organizuje się je z myślą o budowaniu pozytywnego wizerunku firmy, zacieśnianiu relacji biznesowych, oraz szukania nowych form współpracy między innymi inwestorami. Takie eventy dla firm są już profesjonalnie obsługiwane oraz organizowane przez dedykowanych fachowców, więc jeśli nasze przyjęcie ma odbyć się w tym tonie, warto oddać je w ich ręce. Miejsce w którym odbędzie się impreza oraz cała „otoczka” musi współgrać z jej charakterem, a obsługa, jedzenie oraz oprawa przyjęcia musi być na najwyższym poziomie. Tylko takie otoczenie da odpowiedni grunt do rozmów, negocjacji, ale i zacieśniania relacji, co jest niezwykle istotne z biznesowego oraz psychologicznego punktu widzenia. Imprezy te przez duże firmy są najczęściej specjalnie aranżowane w okresach, gdzie najważniejszy jest rozwój firmy oraz osiąganie nowych celów. Przyjemna atmosfera oraz miłe otoczenie to doskonałe podwaliny pod dalsze rozmowy a także nawiązywanie współpracy. Jeżeli impreza ma być dla pracowników firmy, niezmiernie ważne jest dopasowanie jej do rodzaju integracji, oraz przede wszystkim lawirowanie budżetem w taki sposób, by ten dzień sprawił im przyjemność, pozwolił się zrelaksować, ale również zacieśnił relacje między pracownikami.

Jak działają firmy organizujące eventy?

Mimo, że w większości firm takie imprezy organizowane są przez menedżerów zespołów danych komórek, to największe korporacje chętnie korzystają z usług firm które zajmują się tym specjalistyczne. Dzięki temu nie muszą martwić się o żadne szczegóły, a kiedy impreza się rozpoczyna, wszyscy mogą dobrze się bawić bez zamartwiania się o dopięcie wszystkiego na ostatni guzik. Specjaliści organizując eventy dla firm doskonale znają potrzeby oraz specyfikację tego typu imprez, stąd też wysoki poziom profesjonalizmu oraz załatwienie wszelkich formalności, mieszcząc się w określonym przez klienta budżecie. Przed rozpoczęciem przygotowań taki specjalista musi mieć określoną listę potrzeb i wymagań firmy co do samej imprezy, by mógł ją zorganizować ściśle z wytycznymi i w zgodzie z zapotrzebowaniem. W takim celu można spotkać się osobiście, bądź załatwić ten punkt przez telefon, wszystko w zależności od potrzeb klientów. Z usług tego typu zdecydowanie warto korzystać, ponieważ tacy specjaliści zwykle ogromne doświadczenie oraz wiedzę niezbędną do organizacji doskonałych imprez czy integracji. Często posiadają również dojścia w świecie osób znanych, dzięki czemu, w razie konieczności i wymagań klienta, są w stanie zaprosić na wydarzenie znaną osobę, która uświetni swoją obecnością daną uroczystość, a nawet może ją prowadzić. Usługi tego typu nie są tanie, ale w zależności od wielkości oraz prestiżu danej uroczystości, jest to jak najbardziej powszechne działanie. Na samym końcu, oczywiście niezbędne jest odpowiednie działanie reklamowe, które poinformuje zarówno pracowników, jak i innych interesantów o nadchodzącym wydarzeniu. Dobrze jest również zorganizować plakaty, materiały reklamowe czy ulotki, które będą zachęcały do udziału w wydarzeniu. W przypadku integracji firmowych wystarczają zwykłe wiadomości e-mail, jednak jeśli jest to duże wydarzenie, materiały reklamowe są zdecydowanie kluczowe. Eventy dla firm mogą mieć różny charakter, jednak dzięki wsparciu specjalistów można liczyć na naprawdę udaną imprezę!